对公文写作来说，语言学中的语音学、语法学理论是经常应用的。
（1）从语音学上看。由于部分公文特别是领导讲话稿需要用口语表达，因此在写作时就需要考虑发音问题。这意味着：公文语言要有美感、有力度，过于拗口的、不适宜口语表达的句子，不能出现在讲话稿中。
如：
要切实落实实质性措施，确保工作实效。
再如：
我市是十二个县区的人口和地域大市。
讲稿必须便于口语表达，方便寻找句子的重音。
如：
“某某县生活垃圾中转站工程将于3月底前完工并与市生活垃圾填埋场签订有关协议，将县城及周边乡镇生活垃圾全部运往市生活垃圾填埋场进行无害化处理。”
需要注意的是，领导讲话中，常会涉及到规范性公文的题目，题目都很长。有的同志把文件题目有书名号完整地引用上，甚至连续引用两个以上的文件题目，这都是不合适的。
如：这次下发的《关于加强和改进新形势下工商联工作的意见》同1991年中央下发的《中共中央批转中央统战部《关于工商联若干问题的请示》的通知》相比，无论在理论上还是在实践上，都有重大突破。
--句子过长。特别要注意有书名号引用的内容，往往不便于口读，应压缩。
有些长句子，为便于朗读，需要适当断句，甚至在句子结构要求上不需要断句的地方断句。
如：
政府机关干部、特别是领导干部及其家属、身边工作人员，不能以任何形式干预、操纵工程招投标活动。
----注意下划线逗号.
为了使增强语言美感，读起来铿锵有力，相邻句子通常结构统一、甚至对仗。特别是连续两句以上的动宾结构短句。
如：深化改革开放，拓宽发展空间。
（2）从语法学上看。公文要求句子简洁，句子结构上不多、不少、不扭曲。句子意思完整、没有歧义；句子结构不缺项，主、谓、宾、补、定、状，该有的都有。
重复，是公文的大忌。一是同一概念不断重复，二是不同层次语义交叉。
前者如：
持续加大县乡环境卫生工作力度，各项工作稳步推进。----这两句有两个不合适：前句中的“县乡环境卫生工作”的内涵事实上与后句中“各项工作”的内涵没有区别；两句重复了“工作”俩字。
再如：
大力实施项目带动发展战略，坚持把项目建设作为扩大内需、拉动增长的主导力量，以项目聚集生产要素，以项目带动投入增加，以项目增创发展优势。千方百计增项目，加大招商引资力度，全力招引基地型、龙头型项目。、
----此段八句话，重复了六个“项目”。
再如：
大力开展农民专业合作社“示范社建设行动”，每县区重点培育20-40家不同类型的专业合作社示范社，推动合作组织由松散型合作向紧密型合作转变，……。
---合作、专业合作社概念太多。
我市经登记注册的各类市场主体有26.9万户……
--“经登记注册的”多余。
要注意，同一概念不能在同一句子、相邻和相近的句子中连续出现；同一词汇不能在同一句子中连续出现。
如:
加强以政务服务中心为主要载体的政务服务体系建设。
---“政务服务”不能在同一句子中出现。
“和”字不能出现在同一句子中。
如：
把思想和行动统一到党中央、国务院和省委、省政府的决策部署上来。
有的情况下，句子可以适当省略。如：兴业银行落户XX，是兴业银行济南支行落实“内涵提升和外延扩张联动”发展战略的重要举措。“兴业银行济南支行”可以省略。这里，严格地讲，“落实”一词之前，应当有主语（济南支行），但，此处显然省略更好。
注意虚词的运用。
“我们将以这次会议的召开为契机，……”其中，“的”字可以省略。
有的不能省略。“……给我们提供了难得的学习机会……”“了”和“的”都不能省略。
通常，如果二级以下标题有“要”字，正文开头不要用“要”。如：要提高工作效能。要深入开展效能提升年活动，优化业务流程……。“深入”前的“要”字可删除。
再如：
由于历史和经济基础等方面的原因，……。此处“的”字可以省略。
注意代词的运用，特别是指示代词。
如：
我们在这里举行慈善广场奠基仪式。这是我市慈善事业发展的里程碑，也是我市重要的地标建筑之一。
--此句中，“这”所指不明。
注意动词的运用。汉语动词不像英语动词那样复杂，没有时态、情态，也不受主语单复数影响，但公文写作中，动词的运用仍然是出错误比较多的词类。
如：
今天，我们召开这次会议，主要是贯彻落实中央……会议精神，肯定成绩，重视问题，落实措施，推动县域经济又好又快发展。
---此句中，“肯定”和“重视”都是表状况或态度的动词，其中“肯定”可以认为是瞬间动词，而表达会议内容的动词应当是延续性的、表行为的。此两句需要改为“总结成绩，分析问题”。后面的“落实措施”需要改为“研究制定具体措施”，因为“落实”是一个长期的、会后过程。
每个完整的子句都有一个动词。偶而会有人把介词“在”当动词使用，造成句子没有动词。
如：
XX已经在一个新的起点上了。
注意介词的运用。
介词其实是一类虚词，多数情况下其前不能有形容词，不能以形容词限制或修饰介词。
如：
认真按照市委的部署要求，……。
（“严格按照……”句型除外）
重视长句子。特别要重视主、从结构的长句子。有时因为句子太长，会造成结构缺失或扭曲。
在长句子中，“以”字句、“把”字句和“通过……”、“按照……”、“在……正确领导下，”等句型，经常会出现结构问题。
如：
（1）要把教师队伍建设作为教育事业发展的关键环节，加强教师队伍建设，维护教师合法权益。（从句不能与主句重复）
（2）各县以户外广告专项整治为抓手，突出做好队伍、机制和方法三篇文章，以户外广告整治带动了城乡环境整治的深入开展。（以……句型要注意逻辑关系。）
（3）要及时掌握境内外敌对势力、民族分裂分子、宗教极端势力、法轮功等邪教组织以及其它危险分子针对世博会、亚运会和我市重要会议、重大赛事策划、组织、实施暴力恐怖活动的情报，……。（句子太长、太复杂。）
（4）发展优质高效农业，打造更多特色产业和产品，是农民名副其实的摇钱树。（主语模糊。）
（5）要把教师队伍建设作为教育事业发展的关键环节，加强教师队伍建设，维护教师合法权益。（从句不能与主句重复）
注意：
“在……正确领导下，”后面一定要衔接行为或措施，而不能接表结果的句子。
注意标题的层级。
层次序号采用:一、(一)、1、(1)。其中，一级标题内容更丰富，通常两句以上；二级及以下标题通常一句话。同层级标题的句式、结构一般都相同。
要把握好“文以意为主”原则，抓住材料的根本内容，精心提炼，准确表达思想内涵，意、辞兼顾，拟出意深辞新的标题。
要尽力避免“通用标题”，如下面：
一、充分肯定成绩，分析存在问题，切实增强责任感和紧迫感
二、突出重点，落实措施，全面完成目标任务
三、加强领导，落实责任，形成齐抓共管合力。
关于一段之中的层次问题。
理清层次。部署措施不能与达到的目标搅浑在一起。一般地，几个层次的措施表述完了，才可以表述目标或效果。
我们可以把层次划分为议论性、叙述性和要求性层次。一段内，如果同时有议论性、叙述性和要求性层次，一般地，要先叙述，再议论，最后提要求。注意，提要求的层次，要尽可能放最后，一起提出来。不要“夹述夹议夹要求”。
如:
每一段落，层次不能太多，一般不超过四个；每一大部分，段落不能太多。以免显得罗嗦、杂乱。特别是开头的“帽”部分，一般两三个层次就可以。如果层次太多，会显得“皮厚”。
在领导讲话稿中，第一部分，总结成绩、分析问题和形势，应当把提要求的内容放到一处，不能两次提要求。
第二和第三部分，领导在对某项工作提要求时，某一段中，一个完整的层次，通常有措施、有目标或效果，这里注意，目标或效果的文字，要与本层次措施对称。中间层次，表完措施之后,一定不能有表达总目标的文字。
在各基础学科中，数学是引导、培养人进行逻辑思维的学科。公文写作的许多技巧，与做数学题的方式方法有相通之处。如：代数中有提取公因式、合并同类项，在公文写作中，对材料进行删、减、调整，都要运用同样的处理方法。如：
要集中建设行政审批、行政处罚、行政征收等行政权力网络运行系统，实现行政权力的网上运行、网上办理、网上反馈。
---改为：
要集中建设审批、处罚、征收等行政网络运行系统，实现行政权力的网上运行。
起草领导讲话稿不仅要考虑语句通顺、文字没有简洁，还要考虑多方面因素。
看听众，对下属有对下属讲话的语气；对外来客人，如果是省外客人，致欢迎辞要介绍XX历史、区位、资源等概况，对本省客人，就没有必要介绍这些内容了。
对上级汇报，主要内容是工作成绩、问题和下步打算，一般不能发表太多的议论，不能写成调查与思考。
看讲话者身份。市长讲话有市长讲话的内容，市委书记讲话有市委书记讲话的内容，县长讲话有县长讲话的内容。有的同志在为市长起草的讲话稿中，出现“XX金矿扩建工程的实施，对XX县经济发展将起到巨大的推动作用。”这样的句子，此为讲话角度有问题。
看环境。考虑讲话者是站着讲话还是坐着讲话，天气是晴朗还是阴天。“今天，阳光明媚……”这样的句子一般要慎重运用。看讲话涉及的工作性质。有的讲话是针对非常具体某项工作，那么就不要太多地上纲上线，讲稿的框架也不要三大段。
